Het gereedschap van de projectmanager

Kies de juiste tools

20 januari 2005 | Redactie Smart Business Strategies Een project degelijk beheren is niet vanzelfsprekend. Het vereist niet alleen de juiste manier van denken, maar ook de juiste hulpmiddelen. Hoe pakt u een nieuw project aan? Hoe bouwt u het uit?

En vooral, welke tools hebt u nodig om het project tot een succes te maken?

Planning en opvolging
'Planning en opvolging' is de meest traditionele functie van een projectmanagement-tool. Taken worden samen met hun geschatte duurtijd in een lijst (plan) gezet en vervolgens onderverdeeld in werkpakketten en fases. Deze indeling kan worden weergegeven als takenlijst, kalender of gannt chart (een grafische voorstelling van de duur van een taak ten opzichte van een tijdlijn).

Naarmate het project vordert, vult de projectmanager het plan aan met actuele gegevens, zodat een vergelijking kan worden gemaakt tussen de effectieve vooruitgang en de oorspronkelijke planning. In de meer complexe tools worden deze actuele gegevens rechtstreeks ingevoerd via een link met een timesheet, dat ingevuld wordt door de teamleden.

Op die manier ontstaat een 'live' rapportering, en kan iedereen op elk moment zien hoe ver het project staat. Dit hele plan vormt de basis, en hoe complexer de tool, hoe meer mogelijkheden worden toegevoegd: bijvoorbeeld kosten, resources of voorspellingen over het verdere verloop van het project.

Samenwerking
Projecten steunen op de samenwerking tussen meerdere personen - soms verspreid over verschillende locaties. Om deze mensen te laten samenwerken, moet informatie snel kunnen worden uitgewisseld. Gemeenschappelijke kalenders, takenlijsten, timesheets, issue- en risicolijsten, databases, documenten, notificaties en alerts, worden daarom gegroepeerd in een online project-website. Dit zorgt voor een beter overzicht van lopende zaken.

Risico en kwaliteit
In deze functionaliteit worden de criteria voor het eindproduct geregistreerd, en risico's en issues gelogd, opgevolgd en geanalyseerd (Monte Carlo-analyse). Softwareondersteuning komt hier neer op het voorzien van een template - om de juiste gegevens te registreren, ze centraal te verzamelen en te beheren - en het toewijzen van gerelateerde taken aan de juiste personen. Ook hier kunnen de nodige 'rechten' ingebouwd worden om ervoor te zorgen dat acties gestructureerd ondernomen worden.