2006, jaar van het documentbeheer

Omdat u het niet langer kunt uitstellen

19 januari 2006 | Dominique Deckmyn Documentbeheer, dat wordt de grote IT-uitdaging voor 2006. Jammer voor IT-professionals die meer houden van nieuwe technologieën, zoals SOA of RFID. En voor managers die dromen van business process management en corporate performance management.

Niet dat deze buzzwords geen bestaansreden hebben; voor heel wat bedrijven zijn ze echt wel aan de orde in dit nieuwe jaar. Maar IT moet altijd klaar staan om de grootste problemen van zijn klanten op te lossen. En momenteel is dat in heel veel bedrijven een probleem dat IT zelf heeft helpen creëren: documentbeheer.

Het internet heeft de manier waarop wij zaken doen, ingrijpend gewijzigd. Maar niet op de manier dat visionairs dat tien jaar geleden dachten. Indertijd dachten we vooral aan geautomatiseerde B2B-processen: als de klant iets bestelt, dan doet hij dat via een XML-bericht dat door zijn ERP-systeem naar ons ERP-systeem wordt gestuurd. Waarna ons supply chain management-systeem automatisch de nodige onderdelen bestelt bij onze leveranciers - uiteraard ook in XML-formaat. Bevestigingen, leveringsbonnen, facturen, ze flitsen tussen onze computers heen en weer via het internet, haast zonder menselijke tussenkomst.

In werkelijkheid blijkt e-business halverwege het eerste decennium van de 21ste eeuw een veel minder gestructureerd en elegant gebeuren te zijn. Simpel gezegd: we e-mailen er maar wat op los. Het internet maakt het makkelijker dan ooit om een direct, persoonlijk communicatiekanaal met de klant te onderhouden, en dat is een geweldig positieve ontwikkeling. Maar de ongebreidelde communicatie zorgt er ook voor dat we de controle over onze informatie zijn verloren.

Ergens in een e-mail attachment, op de harde schijf van de laptop van één van uw verkopers die deze week met vakantie is, staat een document dat u vandaag nodig heeft, maar dat u onmogelijk kunt terugvinden. Een ontwerpcontract, of de bevestiging van een afspraak, of een PowerPoint-presentatie. Als u het terugvindt, heeft u geen mogelijkheid om te weten of het wel de juiste of de enige versie van dat document is.

E-mail is op zich niet het probleem. Naast de nieuwe digitale informatiestromen zijn echter ook de oude papieren communicatiekanalen blijven bestaan. Met papieren documenten, zoals contracten, die in dezelfde klantenrelatie passen en dus liefst samen bewaard worden met de elektronische communicatie. Afprinten? Inscannen? Anno 2006 bestaat er geen echt elegante oplossing.

Documentbeheer betekent controle verwerven over de versnipperde gegevens en de ongebreidelde communicatiestromen in uw onderneming. Zonder dat u die communicatie verstikt. De band met het (papieren) verleden behouden, zonder een rem te zetten op de toekomst: het betekent een aartsmoeilijke opstapeling van technische en menselijke compromissen.

Daar valt dus weinig eer mee te halen. Waarom zou u het dan in 2006 bovenaan uw agenda zetten? Omdat u het echt niet langer meer kunt uitstellen. Lees meer artikels over : documentbeheer, cms

bron: ZDNet