Een Google in uw bedrijf?

Snel bestanden op het bedrijfsnetwerk vinden

07 april 2006 | Dominique Deckmyn "Op het internet vinden we alle informatie in een oogwenk, maar op ons eigen netwerk vinden we niks terug." Die vaak gehoorde klacht van managers gaat meestal gepaard met een beschuldigende blik richting IT-manager. Kan IT zorgen voor een 'bedrijfs-Google'?

Steeds meer managers beseffen dat hun bedrijf tijd verliest, opportuniteiten mist en vergissingen begaat omdat ze hun eigen informatie niet terugvinden. Tegelijkertijd springt het gebruiksgemak van internetzoekmachine Google in het oog.

"Het Google-effect is een tweesnijdend zwaard", zegt Paul Hermans, lead information architect bij het IT-dienstenbedrijf Amplexor, gespecialiseerd in content management. "Het is uitermate moeilijk om binnen een bedrijf aan de gecreëerde verwachting te voldoen. Ook niet met de technologie van Google zelf. Het fantastische algoritme dat Google gebruikt voor het internet, werkt jammer genoeg niet binnen het bedrijf. Je vindt wel massa's documenten, maar niet noodzakelijk de juiste."

De grote spelers

Het idee van een zoeksysteem voor uw bedrijfsgegevens is niet nieuw: bedrijven als Verity en Autonomy bieden het al jaren. Maar dat waren dure en complexe systemen, voorbehouden aan grote organisaties. De jongste jaren gingen reuzen als Microsoft, Google en IBM zich ermee bemoeien. Weliswaar met producten die volgens specialisten nog niet helemaal matuur zijn.

Google lanceerde Search Appliance en Microsoft biedt SharePoint, waarvan de basisfunctionaliteit is opgenomen in Windows Server 2003. SharePoint duikt momenteel in veel bedrijven op als departementaal systeem, Google Appliance wordt vooral in intranetomgevingen gebruikt.

De traditionele leveranciers zaten niet stil: Autonomy nam eind 2005 zijn topconcurrent Verity over. Andere spelers zijn document management specialisten als Open Text en Hummingbird, en het open source product Lucene.

Zoeken wordt simpeler
Search wordt meer en meer dé basismanier om door informatie te navigeren, zegt Eric Pieters, CEO van Amplexor. Full text indexering gebeurt in principe automatisch, en dat is een stuk gemakkelijker dan het klassieke document management. Die traditionele aanpak vereist dat men eerst een gedetailleerde taxonomie aanlegt van alle basisbegrippen in de onderneming, en vervolgens elk document manueel voorziet van de juiste zoektermen of tags. Geen wonder dat veel document management projecten mislukten.

Helaas gaat full text indexeren ook niet helemaal vanzelf. Er is nog steeds nood aan een taxonomie (of een reeks taxonomieën) en een lijst met synoniemen, verwante begrippen en woordvarianten. Eens het systeem weet welke begrippen belangrijk zijn voor het bedrijf, kan de indexeersoftware zelf herkennen in welke categorie een bepaald document valt.

Dat betekent overigens niet het einde van traditioneel document management. 'Een document management systeem heeft ook een pak andere functies, zoals versiebeheer, bepalen wie de eigenaar is van documenten, of het bieden van een overzicht over de workflow en de levenscyclus van documenten', zegt Eric Pieters.