Bezint eer gij begint aan VoIP

Tien kritische vragen ter overweging

19 april 2007 | Redactie Smart Business Strategies De keuze voor IP-telefonie in uw bedrijf vergt een grondige bezinning vooraf. Zoek in ieder geval antwoord op de tien kritische vragen in dit artikel, alvorens VoIP in te voeren.

Wanneer u aan een nieuwe telefooncentrale toe bent of gaat verhuizen naar een nieuw gebouw, is het logisch om met VoIP rekening te houden, al is het maar om klaar te zijn voor de toekomst. Pure IP-telefonie bespaart op bekabeling en stroomvoorziening.

Dat betekent zeker niet dat u al uw telefoontoestellen moet weggooien, want een hybride PBX laat een overgangsperiode toe. Een PBX (private automatic branch exchange) is een telefooncentrale die door een bedrijf privé gebruikt wordt en dus geen eigendom is van een operator.

De lagere gesprekskosten, zowel intern tussen vestigingen als naar externe partijen, zijn een andere belangrijke reden om te kiezen voor VoIP. Gunstig daarnaast zijn de nieuwe functionaliteiten die IP-telefonie mogelijk maakt, vooral naar de integratie met uw mailsysteem, toepassingen en databases toe.

Dit kan een stevige meerwaarde en verhoogde productiviteit opleveren, mits vakkundig geïntegreerd. Callcenters zijn hier typische voorbeelden van. En met een oplossing voor mobiele ondersteuning zullen medewerkers flexibeler met telefonie kunnen omgaan. Dit kan concreet betekenen dat ze beter bereikbaar zijn of makkelijker kunnen telewerken.

Maar alvorens u kiest voor VoIP, is het goed een aantal zaken op een rij te zetten.

Vragenlijstje
Stel uzelf allereerst de vraag: Is dit echt een kostenbesparing? VoIP is voor veel bedrijven een nieuwe technologie, waarbij er soms achteraf verborgen kosten opduiken. Vergeet bij de kosten-batenanalyse niet om rekening te houden met de steeds dalende klassieke telefoontarieven. Mogelijk wordt kostenbesparing niet de hoofdreden om over te stappen.

U moet wel enig idee hebben van wat u met VoIP wenst te bereiken, alvorens met leveranciers aan tafel te gaan zitten: Gaan we voor goedkope telefonie of voor extra diensten? Wilt u met extra diensten en meer flexibiliteit een hogere productiviteit bereiken? Voorziet u op termijn integratie met toepassingen zoals bijvoorbeeld CRM, of denkt u aan unified messaging? Of gaat het puur om goedkoper bellen?

Wie veel toeters en bellen wenst, moet VoIP als een investering beschouwen, want het kan duurder uitvallen dan gebruik van een klassieke PBX. Dat is een telefooncentrale die door een bedrijf privé gebruikt wordt en dus geen eigendom is van een van de operatoren.

Denk ook eens na over de mogelijkheden van draadloze en roaming-gesprekken, voordat u leveranciers uitnodigt. Indien u op termijn mobiele VoIP overweegt, is het verstandig om nu te kiezen voor een oplossing die kan doorgroeien. Spreek zeker eens met de gebruikers over hun wensen en behoeftes en vraag uzelf af: Vast of mobiel?