Tweet

0

Vreemde paradox in communicatie

Zeven op tien businesstelefoontjes komen op voice mail

Zeven op tien businesstelefoontjes komen terecht op de voice mail, zo blijkt uit onderzoek. Het is de perfecte illustratie van de vreemde paradox waar veel bedrijven mee worstelen. Want nog nooit in de geschiedenis hadden we zoveel communicatiemiddelen ter beschikking als nu. Terwijl het moeilijker lijkt dan ooit om iemand op een geschikt moment te pakken te krijgen. 

Een doorsnee kantoormedewerker verwerkt dagelijks ongeveer een vijftigtal e-mails, wat jaarlijks goed is voor meer dan 10.000 berichten. Dit betekent dat een gemiddelde KMO jaarlijks al snel een half miljoen e-mails te slikken krijgt. Dat blijkt uit een rondvraag die dit blad onlangs uitvoerde bij Belgische werknemers.

Ander onderzoek, in opdracht van Symantec, wees uit dat ruim de helft van de medewerkers zowat twee uur per dag besteedt aan het verwerken van e-mails. Voor 15 procent onder hen loopt dat op tot zowat de helft van hun werktijd. Beterschap is nog niet meteen in zicht. Elk jaar zou het door werknemers aantal ontvangen e-mails met 15 procent toenemen.

Probleem

Terwijl het aantal e-mails stelselmatig toeneemt en onze mailbox uitpuilt, is ook het aantal andere communicatiemedia gegroeid. Het aantal media en communicatietoepassingen waar de moderne kantoorwerker bloot aan wordt gesteld is intussen niet meer op één hand te tellen, en eigenlijk ook niet op twee: e-mail, intranet, telefoon, mobiele e-mail, mobiele gesprekken, websites, instant messaging, fax, webconferencing, interne berichten, voice mail en sms, doorgaans toepassingen die los van mekaar zijn geïmplementeerd en los van mekaar worden gebruikt.

Maar wat telkens een (deel)oplossing van ons communicatieprobleem had moeten zijn, lijkt er eerder een wezenlijk onderdeel van geworden. Want hoe meer communicatiemiddelen er bijkwamen op kantoor, hoe moeilijker organisaties het hebben om hun communicatieprocessen te stroomlijnen. “Eigenlijk is het in de communicatiejungle van vandaag net moeilijker geworden om met mekaar te communiceren dan vroeger”, aldus Guy Van Tichelen, general manager bij rekruteringsbureau Innova, en voormalig telecomconsultant. In het jargon heeft men het ook wel eens over het Multi Tasker Syndrome, of kortweg MTS. Werknemers zijn zo druk bezig met het sturen, ontvangen en verwerken van allerlei informatie, dat ze bijna niet meer aan werken toekomen.

Voorbijgestreefd

Het lijkt wel een beetje op de oorlog in Vietnam indertijd. Hoe meer soldaten naar het front werden gestuurd, hoe uitzichtlozer de situatie er werd. Met communicatie in uw bedrijf is het ook zo. “Want je moet al een doorgewinterde multitasker zijn om al die inkomende informatie de baas te kunnen én om tegelijkertijd nog je werk te verzetten.”