Tweet

0

Wat te doen bij verkeerd gestuurde e-mails?

Lessen voor Lieten

Vlaams Minister Ingrid Lieten flaterde door een vertrouwelijke e-mail te versturen naar de mensen waarvan ze brandhout maakt in de mail. Maar wat kun je het beste doen na zo’n e-mail?

Iedereen heeft al wel eens een e-mail verstuurd naar de verkeerde persoon. Vaak gaat het om mensen met een gelijksoortige naam. Je mailtoepassing suggereert tijdens het tikken al het volledige e-mailadres, maar je kiest per ongeluk het verkeerde uit.

Een andere veelvoorkomende flater is het 'antwoorden aan iedereen'. Bij een mail met een hele hoop bestemmelingen klik je op ‘Iedereen antwoorden’, waarna je een heel persoonlijke e-mail tikt aan de afzender. Maar iedere andere bestemmeling krijgt wel de mail aan.

Terugroepen
Er zijn technische hulpmiddelen om een verzonden e-mail terug te roepen. Als die op dezelfde Exchange-server van Microsoft staan, kan je bijvoorbeeld een verzonden e-mail verwijderen uit andermans inbox. Maar als je je mail hebt verstuurd naar iemand van een ander bedrijf kan je die optie al wel vergeten.

“Eigenlijk is er maar één manier om te reageren op een verkeerd gestuurde mail: de telefoon nemen, uitleggen en je excuseren”, zegt Edward Claessens, woordvoerder van Microsoft.

Vertragen
Je kan jezelf wel op voorhand beschermen tegen verkeerd gestuurde mails. Zo heeft Google een aantal beveiligingsfuncties aangebracht in Gmail. De eerste is een controle op mensen met dezelfde naam. Heb je twee Jannen in je adresboek zitten, dan vraagt Google of je wel de juiste Jan als bestemmeling hebt aangeduid.

Gmail heeft ook een optie om e-mails standaard vijf of tien seconden te vertragen. Die extra bedenktijd kan je na het verzenden gebruiken om alsnog de e-mail tegen te houden. Deze optie beschermt tegen de ‘ohneenseconde’, het korte ogenblik nadat je op een knop drukt waarin je beseft dat je een stommiteit hebt begaan.

Deze opties zijn in Gmail te vinden bij de instellingen, onder het tabblad Labs.

Microsoft heeft in Windows en Office zelfs rechtenbeheer, waarmee je kan instellen wie de inhoud van je mail kan lezen en zelfs of ze het mogen doorsturen. "Voor bepaalde mensen in een bedrijf is dit de aangewezen manier om mails te versturen", zegt Edward Claessens nog.

Te vroeg verstuurd
Een ander vervelend e-mailincident is de te vroeg verstuurde e-mail. De onvolledige e-mail kan wel eens de foute boodschap geven. Soms is het gewoon verstandig om je eigen e-mail nog eens na te lezen, om dan toch te beslissen de meest confronterende kritiek eruit te halen.

Daarvoor heeft Edward Claessens een handig trucje: “Ik geef de bestemmeling pas op het einde in. Dan kan je nog eens extra controleren en verstuur je de e-mail niet per ongeluk halverwege de opmaak.”

bron: ZDNet