Werkgevers mogen e-mails van personeel controleren

Alleen als er goede regels zijn opgesteld

09 januari 2001 | Jasper Koning Werkgevers hebben in Nederland het recht om e-mail en het internetgebruik van hun personeel te controleren. De Registratiekamer pleit in het rapport "Goed werken in netwerken" voor duidelijke regels over privé-mail tijdens de werkuren.

Als een werkgever zijn personeel van tevoren inlicht over de richtlijnen voor het omgaan met mail op het werk, is het daarna toegestaan om e-mail te controleren. Wel raadt de toezichthouder op het gebied van privacywetgeving aan om de goedkeuring van de ondernemingsraad (OR) te vragen. E-mail en internetgebruik moeten in eerste instantie zoveel mogelijk automatisch gecontroleerd worden en de gegevens moeten anoniem worden opgeslagen. Pas wanneer iemand verdacht wordt van misbruik van e-mail en internet, dan kan onderzoek op persoonlijk niveau worden gedaan. Voor de systeembeheerder heeft de Registratiekamer een aparte rol weggelegd. Aangezien deze toegang heeft tot alle gegevens in het bedrijfsnetwerk is volgens de kamer een geheimhoudingsplicht voor de systeembeheerder verplicht. Ook wordt aangedrongen op onafhankelijkheid van de systeembeheerder, want hij of zij moet niet door het management verplicht kunnen worden om bepaalde gegevens openbaar te maken. Naast een aantal vuistregels wijst de Registratiekamer ook op het belang van het doel van de controle. E-mail en internetverkeer mag gecontroleerd worden, maar het moet wel duidelijk zijn waarom. Bedrijfsimago, veiligheid en het tegengaan van seksuele intimidatie zijn gegronde redenen om tot controle over te gaan. Maar ook uit kostenoverwegingen en om een werkgever te beoordelen mag e-mail gecontroleerd worden. Bij beoordeling van een werkgever moet e-mailen wel een onderdeel van de werkzaamheden zijn, zoals bijvoorbeeld een helpdeskmedewerker die per e-mail vragen beantwoord. De Registratiekamer raadt aan om onderzoek zoveel mogelijk te beperken. Automatiseringsbedrijf Oracle voldoet volgens Mientje Fluyt, Manager Communicatie bij Oracle, aan de voorwaarden van de Registratiekamer. Er is een beleid en het personeel is hiervan ook op de hoogte: "We hebben de policy dat e-mail alleen zakelijk gebruikt mag worden en misbruik daarvan wordt bestraft. We gaan ervan uit dat je tijdens werkuren je werk doet," onderstreept ze. Toch zijn de regels in de praktijk niet onwrikbaar: "Af en toe een privé e-mail versturen is geen probleem. In de beginfase waren er veel excessen en is er wel eens bedrijfsinformatie buiten geslipt. We hebben toen een voorbeeld gesteld en nu is het eigenlijk geen probleem meer.", zegt Fluyt. Ook bij de ABN-Amro bank is privé e-mail volgens woordvoerder Jochem van de Laar geen probleem. "In het verleden zijn er wel een paar gevallen geweest dat mensen teveel privé gebruik maakten van het Internet." Van de Laar wil niet teveel uitweiden over de controlemethoden van de bank, maar geeft aan dat collega's en chefs het snel genoeg doorhebben als iemand misbruik van de internettoegang maakt. "In principe is het bij de ABN Amro niet toegestaan om privé te e-mailen of te internetten, tenzij de chef het toestaat. Bijvoorbeeld als iemand overwerkt heeft het geen zin om daar al te strikt in te zijn. We hebben geen zin om als bank politieagent te gaan spelen.", aldus Van de Laar.

In een recente poll op ZDNet Nederland gaf 55 procent van de lezers aan dat ze vinden dat privé mailen op het werk moet kunnen. Nog eens 28 procent gaf aan dat ook regelmatig te doen. Slechts een handjevol lezers vindt dat privé mailen op het werk verbode Lees meer artikels over : email, prive, registratiekamer, oracle

bron: ZDNet