E-mail overkill

"Het medium valt tegenwoordig perfect te negeren."

17 juli 2006 | William Visterin Telefoon op de redactie. Een dame stelt zichzelf voor als woordvoerster van een groot nutsbedrijf. Of ik haar een tiental dagen geleden heb gemaild? Ik pijnig even mijn hersenen, om ten slotte te bevestigen. Het was een verzoek tot input voor een van onze artikels. Maar het betreffende artikel is al naar de eindredactie en haar telefoontje intussen overbodig. Eigen schuld, zo werd me vriendelijk meegedeeld. "Als u me nu meteen had gebeld, dan had ik u meteen kunnen helpen. E-mail gebruiken we hier namelijk niet zo erg veel. Ach weet u, er komt hier ook zoveel binnen."

Rare jongens toch, daar op dat nutsbedrijf. Uit onderzoek van Ernst & Young bleek onlangs dat drie op de tien klantencontacten via e-mail verloopt. Voor contact met collega's is dat zelfs vier op de tien. En zij daar maar het meest gebruikte communicatiemedium links laten liggen.

Anderzijds begrijp ik het wel. Uit cijfers blijkt dat het zakelijke e-mailverkeer in een jaar tijd wereldwijd met ruim veertig procent is gegroeid. Dit valt dagelijks aan den lijve te ondervinden. Spam, persberichten, illustraties, mails van vrienden en collega's: alles komt in de mailbox terecht.

Ik beken alvast schuld. Het overzicht in mijn eigen inbox is totaal zoek. Ik heb ooit eens van een specialist in time management gehoord, dat u uw e-mailverkeer moet aanpakken met de 4d-benadering: do, delete, delegate of defer. U antwoordt, verwijdert, stuurt door of verplaatst de mails telkens in de daartoe voorziene mappen, om ten slotte 's avonds met een lege inbox huiswaarts te keren.

Ik ken collega's die deze aanpak ook effectief toepassen, al zijn dat uitzonderingen. Zelf vind ik dat 4d-gedoe maar niks. Ik zou de hele tijd mails aan het verslepen zijn. Ik laat de boel vollopen tot de opgelegde limiet is bereikt. En als ik een e-mail wil terugvinden, gebruik ik mijn desktop search. Die werkt behoorlijk. Niet echt 4d (eerder 1d, die van desktop search) , maar op korte termijn win ik er wel tijd mee.

De e-mail overkill heeft trouwens een opmerkelijk neveneffect. Het medium valt namelijk perfect te negeren. Niemand weet of uw verstuurde mail in de spamfilter is blijven hangen, aan de aandacht van de ontvanger is ontsnapt of gewoon in de prullenbak is beland. Kortom, als ik vandaag iemand echt dringend nodig heb, neem ik de telefoon of gebruik ik instant messaging.

Want dat bleek ook uit het onderzoek van Ernst & Young: we ontvangen berichten liefst per e-mail. Het is niet zo opdringerig en u beantwoordt wat en wanneer u het wilt. Maar om anderen te contacteren, prefereren we de telefoon. Maar als u mij nu wilt excuseren: ik moet nog wat dringende mailtjes beantwoorden.... Lees meer artikels over : e-mail, spam

bron: Smart Business Strategies